December 19, 2018

4.4 Crisisplannen

Elk bedrijf in de voedingssector zou een uitgewerkt plan moeten hebben voor als er een crisissituatie zich voordoet. In de meeste organisaties ontstaat vroeg of laat een keer een voorziene of onvoorziene gebeurtenis met mogelijk grote gevolgen. Een crisis kan een hoge impact hebben.

Twee plannen om in te spelen op situaties zijn essentieel in de eieren sector, met een:
• crisismanagementplan bent u voorbereid op voorspelbare en meetbare crises;
• noodplan bent u voorbereid op onverwachte en ongewenste gebeurtenissen.

Het doel is het minimaliseren van de impact van een gebeurtenis en te plannen hoe de organisatie de normale werkzaamheden z.s.m. kan hervatten na de crisis. Een plan om een dergelijke crisis voorkomen is erg belangrijk. Het is aangeraden dat u ..

  • Een lijst voorbereidt met waarschijnlijke en onwaarschijnlijke crisissituaties die uw bedrijf kunnen schaden;
  • Deze situaties in volgorde plaatst;
  • Een crisismanagementplan ontwikkelt dat hierop inspeelt.

Uw crisismanagementplan moet:

  • Inspelen op een plotselinge gebeurtenis die een serieuze bedreiging vormt voor het bedrijf;
  • De schade beperken;
  • Verantwoordelijkheden neerleggen bij diegene(n) die de crisis moet bestrijden;
  • De crisis succesvol oplossen.

 Een noodplan

Een dergelijk plan:

  • Identificeert alternatieve wijzen van aanpak die genomen kunnen worden als omstandigheden veranderen;
  • Brengt stand-by procedures in kaart om de voortzetting van essentiële processen tijdens de noodsituatie te garanderen;
  • Bevat een procedure voor verdere verbetering van de bedrijfsvoering zodra de situatie is opgelost.

Stappenplan voor het opzetten van een noodplan:

  • Erken de noodzaak van het opstellen van een noodplan;
  • Identificeer mogelijke onvoorziene omstandigheden – alle mogelijke negatieve en crisis scenario’s;
  • Breng de verwachte gevolgen in kaart;
  • Beoordeel de mate van risico voor elke mogelijke gebeurtenis;
  • Bepaal de risicomanagementstrategie om een crisis te voorkomen en om te gaan met een crisis als deze toch plaatsvindt;
  • Stel het noodplan op en ken verantwoordelijkheden toe aan personen;
  • Simuleer crises m.b.v. oefeningen en de toepassing van het plan.

Er zijn twee manieren van aanpak om dergelijke situaties te beheren:
(1) Probeer te voorkomen dat ze opnieuw optreden;
(2) Verminder de impact van de crisis als deze zich voordoet.

  • Omgaan met slechte publiciteit
  • Schade beperking
  • Omgaan met slecht nieuws
  • Crisisbeheersing
  • Correcties

Te nemen stappen….

  • Wijs één persoon om te spreken over de crisis naar de buitenwereld. Dit moet een senior woordvoerder zijn. Wijs ook een back-up woordvoerder aan;
  • Crisis training & oefening;
  • Ken uw media en informeer hen. Verstuur een persbericht, houd het kort en feitelijk. Blijf bij feiten en speculeer niet, corrigeer onjuistheden;
  • Voorkom de verspreiding van negatieve informatie;
  • Heb achtergrondmateriaal beschikbaar om te verstrekken – persdossier, video clips.
  • Schadebeperking.
  • Informeer leidinggevenden
  • Informeer medewerkers
  • Informeer belangrijke lokale autoriteiten en andere belanghebbenden, zoals de lokale gemeenschap, leveranciers enz. via vooraf opgestelde lijst;
  • Overweeg een bericht in de media te plaatsen om mensen te bedanken voor de hulp en sympathie, om een goede indruk te wekken en een menselijk gezicht bij op de organisatie te creëren.

Het bedrijf Dole Fruit Company heeft haar aanpak beschikbaar gemaakt:

http://www.slideshare.net/smithlj2/dole-crisis-plan